1. Introduction
La présente politique de confidentialité décrit la manière dont J&A Ventures SRL, agissant sous l'enseigne RentSmart (ci-après « nous », « notre » ou « le Responsable du traitement »), collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel des personnes physiques (ci-après « vous ») dans le cadre de la fourniture de ses services de mise en location accompagnée.
Nous nous engageons à traiter vos données dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD ») et de la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.
2. Qui est concerné
Cette politique s'applique aux données personnelles de :
- Nos clients (les bailleurs) qui souscrivent à nos services ;
- Les candidats locataires et locataires dont les données nous sont transmises dans le cadre de la rédaction et de l'enregistrement du bail ;
- Les tiers dont les données figurent dans les documents fournis (cautions, cohabitants, etc.) ;
- Les visiteurs de notre site internet rentsmart.be.
Si vous êtes locataire et que vos données nous ont été transmises par un bailleur, sachez que nous traitons ces données uniquement aux fins de rédaction et d'enregistrement du bail. Vous disposez des mêmes droits que ceux décrits dans la présente politique.
3. Données que nous collectons
Selon le contexte, nous sommes amenés à collecter les catégories de données suivantes :
| Catégorie | Exemples de données |
|---|---|
| Données d'identification | Nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, numéro national (registre national), copie de pièce d'identité |
| Coordonnées | Adresse postale, adresse email, numéro de téléphone |
| Données relatives au bien | Adresse, caractéristiques, données cadastrales, certificat PEB, informations de copropriété |
| Données financières | Coordonnées bancaires (IBAN), montant du loyer, informations de garantie locative |
| Données contractuelles | Contenu du bail, état civil, composition du ménage, informations nécessaires à l'établissement du contrat |
| Données de navigation | Données techniques anonymisées relatives à la visite du site (le cas échéant) |
4. Finalités et bases légales du traitement
Nous traitons vos données pour les finalités suivantes, sur les bases légales indiquées :
| Finalité | Base légale (RGPD) |
|---|---|
| Exécution du contrat de service (rédaction, enregistrement, coordination de l'état des lieux) | Exécution du contrat — art. 6.1.b |
| Respect de nos obligations légales et déontologiques en qualité d'agent immobilier IPI | Obligation légale — art. 6.1.c |
| Obligations comptables et fiscales (conservation des factures) | Obligation légale — art. 6.1.c |
| Gestion administrative, archivage et défense de nos droits en justice | Intérêt légitime — art. 6.1.f |
| Réponse aux demandes de contact via le formulaire du site | Mesures précontractuelles / consentement — art. 6.1.b et 6.1.a |
5. Destinataires de vos données
Vos données peuvent être communiquées, dans la stricte mesure nécessaire, aux destinataires suivants :
- Les autorités compétentes pour l'enregistrement du bail (SPF Finances et, pour Bruxelles, Bruxelles Logement) ;
- L'expert chargé de l'état des lieux, avec votre accord ;
- Nos sous-traitants techniques (hébergeur du site, service de signature électronique, outil de formulaire, messagerie professionnelle), qui agissent sur nos instructions et sont liés par des engagements de confidentialité ;
- Notre comptable, notre avocat ou tout conseil professionnel ;
- L'Institut professionnel des agents immobiliers (IPI), en cas d'enquête déontologique ;
- Les autorités judiciaires ou administratives, sur réquisition légale.
Nous ne vendons, ne louons ni ne cédons jamais vos données à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires.
6. Transferts hors Union européenne
Vos données sont en principe traitées et stockées au sein de l'Union européenne. Si certains de nos sous-traitants techniques devaient traiter des données en dehors de l'UE, nous nous assurons que des garanties appropriées sont en place (clauses contractuelles types de la Commission européenne ou décision d'adéquation).
7. Durée de conservation
Nous conservons vos données uniquement pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :
- Données contractuelles et dossiers clients : pendant la durée de la relation, puis archivées pour la durée des prescriptions légales applicables (notamment cinq ans pour les obligations déontologiques IPI) ;
- Données comptables et factures : dix ans, conformément aux obligations fiscales belges ;
- Demandes de contact non suivies d'un contrat : maximum douze mois après le dernier échange ;
- Au-delà de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière sécurisée.
8. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation ou la destruction : stockage sur des espaces sécurisés avec authentification renforcée, accès limité aux seules personnes habilitées, chiffrement des échanges, et choix de prestataires conformes au RGPD.
9. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données :
- Droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie ;
- Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
- Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation ;
- Droit à la limitation : demander la suspension temporaire du traitement ;
- Droit d'opposition : vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime ;
- Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine ;
- Droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur celui-ci.
Pour exercer ces droits, adressez-nous une demande par email à hello@rentsmart.be ou par téléphone au +32 485 85 64 30. Nous pourrons vous demander une preuve d'identité afin de garantir la sécurité de vos données. Nous répondrons dans un délai d'un mois.
10. Réclamation auprès de l'autorité de contrôle
Si vous estimez que le traitement de vos données n'est pas conforme à la réglementation, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données :
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
contact@apd-gba.be · www.autoriteprotectiondonnees.be
11. Cookies
Le site rentsmart.be utilise un minimum de cookies. Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site ne requièrent pas votre consentement. Si nous utilisons des outils de mesure d'audience, ceux-ci sont configurés de manière respectueuse de la vie privée (anonymisation, absence de cookies publicitaires). Le cas échéant, un bandeau de consentement vous permettra d'accepter ou de refuser les cookies non essentiels.
12. Modifications de la présente politique
Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment, notamment pour l'adapter aux évolutions légales ou de nos services. La version applicable est celle publiée sur le site à la date de votre consultation. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.